Zasada konkurencyjności – jakie warunki można umieścić w zapytaniu ofertowym?

Zasada konkurencyjności to jedno z kluczowych założeń postępowań ofertowych, które mają na celu zapewnienie uczciwej rywalizacji między potencjalnymi wykonawcami zamówień. Choć formułowanie warunków udziału w postępowaniu nie jest obowiązkowe, ich wprowadzenie może być korzystne dla zamawiającego, pozwalając na selekcję wykonawców, którzy mają odpowiednie kwalifikacje i dają gwarancję należytego wykonania zamówienia. Ważne jest jednak, by warunki były proporcjonalne, przejrzyste oraz nie naruszały zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Warunki udziału w postępowaniu powinny być ściśle związane z przedmiotem zamówienia oraz uzasadnione potrzebami zamawiającego. Mogą one dotyczyć różnych aspektów:

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności
Jeśli przepisy prawa wymagają posiadania konkretnych uprawnień, można wprowadzić stosowny wymóg w zapytaniu ofertowym. Na przykład: organizator kursu prawa jazdy musi być wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców.

Wiedza i doświadczenie wykonawcy
Można wymagać od wykonawcy wykazania doświadczenia w realizacji podobnych zamówień. Przykładowo: „Wykonawca powinien udowodnic, że w ciągu trzech lat od ogłoszenia zapytania ofertowego zrealizował roboty budowlane polegające na wybudowaniu hali produkcyjnej o powierzchni min. 200 m kw.” – o ile przetarg dotyczy robót budowlanych dotyczących wybudowania hali produkcyjnej o powierzchni min. 200 m kw.

Zaplecze techniczne
Wymogi dotyczące sprzętu lub infrastruktury. Przykładowo, jeśli przetarg dotyczy zamówienia usług zaprojektowania maszyny do cięcia tworzyw sztucznych, w przetargu można zastrzec wymóg posiadania przez wykonawcę odpowiedniego sprzętu komputerowego czy specjalistycznego oprogramowania.

Zasoby osobowe
W zapytaniu ofertowym można określić wymagania dotyczące kwalifikacji lub doświadczenia personelu wykonawcy, np. dysponowania kierownikiem budowy (w przypadku projektu polegającego na zamówieniu robót budowlanych).

Sytuacja ekonomiczna i finansowa
Wymagania mogą obejmować np. posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na kwotę adekwatną do wartości zamówienia. Zgodnie z „Podręcznikiem beneficjenta i wnioskodawcy programów polityki spójności 2021-2027” kwota ubezpieczenia nie może przewyższać dwukrotnie kwoty zamówienia. Co więcej, w przypadku zastrzeżenia w zapytaniu ofertowym posiadania ubezpieczenia będzie ono weryfikowane przez instytucję. Nie zawsze jednak żądanie ubzpieczenia jest zasadne i w niektórych sytuacjach może stanowić wymóg naruszający zasady uczciwej konkurencji.

Zamawiający może żądać od potencjalnych dostawców również oświadczeń w zakresie braku zaległości w zakresie ZUS i US. Dopuszczalne jest także żądanie od dostawców wymogu posiadania przychodów – adekwatnych do wartości zamówienia. Zgodnie z wytycznymi „Wymagany przez zamawiającego minimalny roczny przychód nie powinien przekraczać dwukrotności szacunkowej wartości zamówienia, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków”.

Wadium
W zapytaniu ofertowym można żądać zapłaty wadium, jednak zgodnie z „Podręcznikiem beneficjenta i wnioskodawcy programów polityki spójności 2021-2027” kwota ta nie powinna przekraczać wartości 3% zamówienia.

Prośrodowiskowe wymogi
Można żądać od wykonawcy doświadczenia w realizacji „zielonych zamówień” lub posiadania odpowiedniego sprzętu, który uwzględnia aspekty ekologiczne. Trzeba przy tym mieć na uwadze konieczność zapewnienia uczciwej konkurencji oraz określenie proporcjonalnych wymagań w stosunku do przedmiotu zamówienia.

Brak podstaw do wykluczenia
Zamawiający może wymagać, aby wykonawca nie był powiązany osobowo lub kapitałowo z zamawiającym ani nie posiadał wyroków skazujących za określone przestępstwa.

Dyskryminujące warunki spotykane w zapytaniach ofertowych

Warunki przewidziane w zapytaniu ofertowym muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i nie mogą przewyższać wymagań niezbędnych do należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Zgodnie z „Podręcznikiem beneficjenta i wnioskodawcy programów polityki spójności 2021-2027” za dyskryuminujące można uznać:

• wymóg doświadczenia wykonawcy w realizacji adekwatnych usług finansowanych ze środkówUE bądź w konkretnym programie operacyjnym lub jego działaniu,
• wymóg doświadczenia osób kluczowych do wykonania zamówienia po stronie wykonawcy w realizacji adekwatnych usług finansowanych ze środków UE,
• wymóg dotychczasowej współpracy z wykonawcą,
• wymóg doświadczenia w realizacji zamówień na rzecz konkretnego rodzaju zamawiających,
• wymóg, aby lokalizacja siedziby wykonawcy znajdowała się na terenie danego województwa czy miejscowości,
• posiadanie aktualnej na czas realizacji szkolenia polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej lub innego równoważnego dokumentu na kwotę nie niższą niż 1 mln zł w sytuacji, gdy wartość zamawianej maszyny to 300 tys. zł,
• termin płatności (np. nieproporcjonalnie wydłużony i zniechęcający do złożenia oferty)