Zasada konkurencyjności w projektach finansowanych z dotacji UE. W jaki sposób prawidłowo przeprowadzić przetarg?

Zasada konkurencyjności, określona w Podrozdziale 3.2 dokumentu „Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027”, odgrywa kluczową rolę w procesie udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Jej celem jest zapewnienie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, a także promowanie transparentności i efektywności wydatkowania środków publicznych.

Zgodnie z wytycznymi, beneficjenci środków unijnych nie mają, co do zasady, dowolności w wyborze dostawców planowanych do realizacji zamówień przewidzianych we wniosku o dofinansowanie. Jeśli wartość zamówienia przekracza kwotę 50 000 zł netto (bez VAT) a także brak jest możliwości w zakresie skorzystania z wyłączeń, beneficjent jest zobowiązany do przeprowadzenia postępowania zgodnego z zasadą konkurencyjności.

Wyłączenia od zasady konkurencyjności

Zasady konkurencyjności nie stosuje się m.in. do:

• zamówień, których przedmiotem są usługi świadczone w zakresie prac badawczo-rozwojowych prowadzonych w projekcie przez osoby fizyczne wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, posiadające wymagane kwalifikacje, pozwalające na przeprowadzenie prac badawczorozwojowych zgodnie z tym wnioskiem
• zamówień, których wartość nie przekracza 50 000 zł netto

Zasady konkurencyjności można także nie stosować wówczas, gdy dane zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę z jednego z następujących powodów:

• brak konkurencji ze względów technicznych o obiektywnym charakterze, gdy istnieje tylko jeden wykonawca, który jako jedyny może zrealizować zamówienie,
• przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej, gdy istnieje tylko jeden wykonawca, który ma wyłączne prawo do dysponowania przedmiotem zamówienia, a prawo to podlega ochronie ustawowej,

o ile nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężania parametrów zamówienia.

Szacowanie wartości zamówienia

Podstawą obliczenia szacunkowej wartości zamówienia w ramach projektu jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub w notatce z szacowania). Obliczając szacunkową wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek (tożsamości):

• usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa), przy czym tożsamość rodzajowa dostaw obejmuje dostawy podobne,
• możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa)
• możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa). W przypadku udzielania zamówienia w częściach z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych – wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części.

Jeśli prawidłowo ustalona wartość zamówienia nie przekracza kwoty 50 000 zł netto, wówczas nie ma obowiązku stosowania zasady konkurencyjności.

Konflikt interesów

Zgodnie z wytycznymi beneficjent jest zobowiążany zapobiegać konfliktom interesów, a także rozpoznawać i likwidować je, gdy powstają w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia lub na etapie wykonywania zamówienia – by nie dopuścić do zakłócenia konkurencji oraz zapewnić równe traktowanie wykonawców. Konflikt interesów oznacza każdą sytuację, w której osoby biorące udział w przygotowaniu lub prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Z tego też względu zamówienia nie mogą być – co do zasady – udzielane podmiotom powiązanym z Beneficjentem (osobowo lub kapitałowo). Przez powiązania osobowe lub kapitałowe nalezy rozumieć:

• uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawanie we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
• pozostawanie z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia

Jak prawidłowo opisać przedmiot zamówienia?

Przedmiot zamówienia, zgodnie z zasadą konkurencyjności, należy opisać jednoznacznie oraz wyczerpująco, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. W opisie przedmiotu zamówienia nie należy stosować niejednoznacznych sformułowań np. „mniej więcej”, „około”. Nie należy także posługiwać się nazwami własnymi.

Przedmiotu zamówienia nie można też opisać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję (np. formułowanie wymogów, które jednoznacznie wskazują na jednego dostawcę / wykonawcę).

Przedmiot zamówienia należy opisać kodami CPV.

Jak prawidłowo sformułować warunki uczestnictwa w postępowaniu?

Beneficjent funduszy unijnych może wymagać od wykonawców uczesniczących w postępowaniu zgodnym z zasadą konkurencyjności spełnienia określonych warunków (warunki te nie mogą być punktowane, ale oceniane na zasadzie „spełnia / nie spełnia”). Warunki te oraz opis sposobu dokonywania ich spełniania muszą być bezpośrednio związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do niego. Powinny także umożliwiać ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. Zamawiający nie może formułować warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia. Przykładowo, w sytuacji kiedy beneficjent planuje nabyć koparkę, nie powinien żądać, aby cały personel dostawcy posiadał wyższe wyksztłcenie.

Jakie warunki może zaplanować beneficjent? Najbardziej bezpieczne to te związane doświadczeniem dostawcy, jego zdolnością techniczną do realizacji zamówienia.

Kryteria punktowe oceny ofert

Oprócz warunków udziału w postępowaniu beneficjent określa także kryteria oceny ofert. Oprócz ceny kryteria mogą dotyczyć takich kwestii jak np.:

• gwarancja
• parametry techniczne
• kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia
• termin dostawy

Bardzo ważne jest, aby kryteria oceny ofert nie dotyczyły właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej oraz doświadczenia. Kryteria powinny także być formułowane z uwzględnieniem uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Każde kryterium musi być zwiazane z przedmiotem zamówienia. Musi być sformułowane jednoznacznie i zrozumiale. Wagi poszczególnmych kryteriów powinny być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty.

Czas składania ofert

Beneficjent musi zapewnić określony czas składania ofert. Czas ten jest uzależniony od wartości zamówienia a także ich rodzaju. Minimalne terminy składania ofert:

• Dla robót budowlanych o wartości niższej niż 5 382 000 EUR – 14 dni
• Dla robót budowlanych o wartości równej lub wyższej niż 5 382 000 EUR – 30 dni
• Dla dostaw i usług o wartości niższej niż 750 000 EUR – 7 dni
• Dla dostaw i usług o wartości równej lub wyższej niż 750 000 EUR – 30 dni

Zgodnie z wytycznymi bieg terminu składania ofert rozpoczyna się dnia następującego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Oferty w postępowaniu składa sie wyłącznie przez portal Baza Konkurencyjności dostępny pod adresem: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/

Elementy ogłoszenia w Bazie konkurencyjności

Ogłoszenie w formie zapytania ofertowego powinno zostać umieszczone w portalu Baza Konkurencyjności, który jest dostępny pod adresem: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/. Ogłoszenie (zapytanie ofertowe) powinno zawierać następujące elementy:

1. opis przedmiotu zamówienia,
2. warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, o ile warunki te są wymagane przez zamawiającego
3. kryteria oceny ofert, informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert oraz opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert
4. termin i sposób składania ofert
5. termin wykonania zamówienia
6. informację na temat zakazu konfliktu interesów
7. określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy
8. opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych oraz liczbę części zamówienia, na którą wykonawca może złożyć ofertę, lub maksymalną liczbę części, na które zamówienie może zostać udzielone temu samemu wykonawcy, oraz kryteria lub zasady, mające zastosowanie do ustalenia, które części zamówienia zostaną udzielone jednemu wykonawcy, w przypadku wyboru jego oferty w większej niż maksymalna liczbie części
9. w sytuacji, gdy zamawiający udziela zamówienia w częściach, informację, że dane postępowanie obejmuje jedynie część zamówienia, wraz z określeniem zakresu lub wartości całego zamówienia oraz informacjami co do pozostałych części zamówienia,
10. informacje dotyczące ofert wariantowych, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie, w tym opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny oraz informacja, czy oferta wariantowa powinna być złożona wraz z ofertą albo zamiast oferty

Umowa z wykonawcą

Po zakończeniu postępowania beneficjent wybiera najkorzystniejszą ofertę, co dokumentuje stosownym protokołem. Następnie beneficjent oraz dostawca zawierają umowę (w formie pisemnej lub elektronicznej). Umowa musi być zgodna z przeprowadzonym postępowaniem ofertowym. Zmiany umowy możliwe są m.in. w zakresie przewidzianym w zapytaniu ofertowym.

Wytyczne

Wytyczne dotyczące kwalifikowalności 2021-2027 dostępne są pod adresem:

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-dotyczace-kwalifikowalnosci-2021-2027