Czynnik ludzki a projekty UE: wyzwania podczas opracowania dokumentacji

Mimo że środki unijne często otwierają możliwości rozwoju i wdrażania nowych technologii, sam proces aplikacyjny nie jest pozbawiony wyzwań. Oprócz wymogów formalnych i technicznych, kluczową rolę odgrywa czynnik ludzki. Poniżej przedstawiamy najczęstsze problemy, które pojawiają się w trakcie pracy nad projektem.

1. Opóźnienie rozpoczęcia prac na projektem

Jednym z często spotykanych problemów w procesie opracowania dokumentacji aplikacyjnej jest opóźnienie w rozpoczęciu prac nad projektem. Termin naboru kończy się za trzy miesiące, więc dziś nie trzeba myśleć o aplikowaniu i można zająć się bieżącymi wyzwaniami. Firmy doradcze doskonale znają ten problem, gdyż klienci najczęściej pytają o konkursy (nabory) wówczas, kiedy jest stanowczo za późno na aplikowanie. Przykładowo zgłaszają się do firmy doradczej na 3 tyg. przed zakończeniem naboru w konkursie o charakterze badawczo-rozwojowym, do którego opracowanie dokumentacji, w tym pozyskanie dokumentów od podmiotów zewnętrznych (np. rzecznik patentowy) zajmuje wiele tygodni.

Zdarza się, że firma planująca aplikowanie opóźnia faktyczny start projektu z powodu braku zasobów niezbędnych do realizacji prac nad projektem (zwłaszcza wówczas, kiedy orientuje się, że proces aplikowania jest absorbujący dla przedsiebiorstwa i trudno jest opracować dobry projekt bez udziału zaangażowanego klienta).

2. Brak koordynatora projektu w firmie

Rozpoczynamy pracę nad projektem. Do kogo doradca ma dzwonić w sprawach budżetu projektu? Okazuje się, że budżet przygotowuje prezes, którego przez 60% czasu nie ma w biurze oraz pani księgowa, która od 15 każdego miesiąca jest zaabsorbowana swoimi obowiązkami. A kto opowie nam o wyzwaniach badawczych projektu? „Pan konstruktor, tylko on aktualnie przebywa na delegacji w Szwajcarii i wraca 3 dni przed zakończeniem naboru. Zdążymy?”

Niezbędne jest, aby firma miała wyznaczoną konkretną osobę, która odpowiada za nadzór nad projektem i koordynację prac pomiędzy działami. Dużym błędem jest nadmiar osób zaangażowanych po stronie klienta, który może prowadzić do dezorganizacji. Zbyt duża liczba uczestników i brak wyraźnego podziału odpowiedzialności powoduje, że projekt staje się chaotyczny, a komunikacja wewnętrzna ulega pogorszeniu.

3. Brak zaangażowania zespołu klienta

Osoby zarządzające lub pracownicy firmy, z uwagi na swoje codzienne obowiązki, często nie mają wystarczająco dużo czasu, by poświęcić się opracowaniu dokumentacji projektu. Spotkania z doradcą dotyczące projektu mogą być traktowane jako obowiązek drugorzędny, a dokumentacja przygotowywana pobieżnie „na ostatnią chwilę”, co nierzadko odbija się na jakości i spójności projektu.

Podobna sytuacja występuje wówczas, kiedy firma rozpoczyna pracę nad założeniami projektu, praca się rozkręca i nagle wszystko się zatrzymuje, gdyż… w istotnym dla projektu czasie kilka osób… odchodzi się na urlop.

Brak zaangażowania zespołu oznacza, że przedsiębiorstwo nie postrzega projektu jako istotnego elementu strategii firmy, a jedynie jako dodatkowy przykry obowiązek.

4. Problemy komunikacyjne

W każdym projekcie, szczególnie o tak złożonym charakterze jak projekt unijny, kluczową rolę odgrywa komunikacja. Niedostateczny przepływ informacji między zespołem doradczym a klientem może prowadzić do wielu nieporozumień. Kluczowe ustalenia muszą być jasno, konkretnie, pisemnie przekazywane, co skutkuje redukcją błędów i nieporozumień na etapie tworzenia dokumentacji.

5. Oporność na zmiany

Wiele firm, zwłaszcza tych działających długo, ma zakorzenione struktury organizacyjne, które mogą być mało elastyczne i oporne na zmiany. Projekty unijne, często związane z wprowadzaniem innowacji lub modernizacji, mogą spotkać się z oporem ze strony pracowników czy zarządu. Zmiany technologiczne, wprowadzanie nowych narzędzi czy zmiana procesów mogą wywoływać obawy o miejsce pracy, a także o potrzebę / zasadność dostosowania się do nowych warunków.

6. Przeciążenie formalnościami

Jednym z najbardziej stresujących aspektów realizacji projektów unijnych jest ilość formalności, które muszą być spełnione. Firmy aplikujące o fundusze pierwszy raz często nie są przyzwyczajone do tak rozbudowanej i wymagającej skrupulatności biurokracji, co może prowadzić do frustracji. Pracownicy mogą czuć się przytłoczeni ilością dokumentów, raportów i procedur wymaganych przez instytucje unijne.

7. Konflikty wewnętrzne w firmie

W przypadku wielu firm istnieje ryzyko wystąpienia konfliktów wewnętrznych między działami zaangażowanymi w realizację projektu. Różne działy (np. produkcja, finanse, IT) mogą mieć odmienne priorytety i interesy, co prowadzi do nieporozumień i tarć. Na przykład, dział finansowy może skupiać się na oszczędnościach, podczas gdy dział produkcji dąży do jak najszybszego wdrożenia nowych technologii, co rodzi konflikty.

Podsumowanie

Przy realizacji projektów unijnych, zwłaszcza w firmach produkcyjnych, napotyka się na szereg wyzwań, wśród których kluczową rolę odgrywa czynnik ludzki. Opóźnione rozpoczęcie prac nad projektem, brak wyznaczonego koordynatora czy niewystarczające zaangażowanie zespołu to najczęstsze problemy, które mogą znacznie utrudnić przygotowanie dokumentacji i realizację założeń projektu. Dodatkowo, trudności komunikacyjne oraz opór na zmiany strukturalne mogą wpływać negatywnie na efektywność działań. Firmy często stają się również przeciążone formalnościami i biurokracją, a wewnętrzne konflikty między działami mogą zakłócać płynność realizacji projektu. Skuteczne zarządzanie tymi wyzwaniami wymaga ścisłej współpracy z doradcą, klarownej koordynacji oraz odpowiedniego planowania zasobów w firmie.