Projekt B+R: jak skutecznie zaplanować przedsięwzięcie z dotacją UE?

Każdy projekt badawczo-rozwojowy, niezależnie od tego czy mowa o programach krajowych (np. Ścieżka SMART) czy też o programach europejskich (np. EIC Accelerator), składa się z kilku kluczowych elementów (modułów), które wspólnie tworzą całość projektu a jednocześnie wzajemnie na siebie oddziałują. Prawidłowo zaplanowany projekt badawczo-rozwojowy powinien zatem nie tylko poprawnie prezentować się w konkretnych modułach (takich jak np. problem badawczy), lecz również pozostawać spójnym w zakresie wizji, jaka została przedstawiona w poszczególnych częściach dokumentacji aplikacyjnej.

Z jakich elementów składa się projekt B+R?

Szczegółowy zakres modułów (części) danego projektu zależy od konkretnego konkursu. Na ogół jednak logika konkursów oraz projektów o charakterze badawczo-rozwojowym jest następująca:

Jak widać na powyższym schemacie projekty badawczo-rozwojowe są złożone i tematyką obejmują wiele aspektów – od kwestii naukowych poprzez zagadnienia prawne, organizacyjne oraz ekonomiczno-finansowe. Z tego powodu każdy projekt powinien być skrupulatnie przeanalizowany jeszcze przed etapem aplikowania (m.in z tego właśnie powodu do opracowania poprawnego projektu nie wystarczy poświęcenie 2-3 tygodni przed zakończeniem naboru projektów).

Punktem wyjścia w projekcie B+R jest problem badawczy – odznaczający się doniosłością naukową (badawczą) oraz prowadzący do zdobycia nowej wiedzy, która będzie mogła zostać wykorzystana w praktyce operacyjnej firmy. Koncepcja rozwiązania problemu badawczego, w zależności od konkretnego konkursu, musi znajdować się na określonym poziomie gotowości technologicznej w momencie aplikowania. Finalnie rozwiązanie problemu badawczego powinno doprowadzić do opracowania nowego nowego produktu lub procesu (innowacyjnego w konkretnej skali np. krajowej – w zależności od postanowień konkretnego konkursu). Problem badawczy powinien być rozwiązany w drodze zaproponowanej w projekcie metodologii – jako wynik prac B+R realizowanych etapami kończącymi się konkretnymi mierzalnymi rezultatami (tzw. kamieniami milowymi).

Koncepcja nowego produktu a dotacja

W tym miejscu należy podkreślić ważną kwestię: sama koncepcja innowacyjnego produktu (nawet gdy mowa o innowacji w skali światowej) nie jest wystarczającym argumentem, aby przekonać ekspertów oceniających dokumentację aplikacyjną o zasadności dofinansowania projektu B+R. Dlaczego? Może się na przykład okazać, że produkt, choć rzeczywiście innowacyjny (np. w skali kraju), nie powstanie na skutek rozwiązania ważnego problemu badawczego lub też do jego opracowania nie są potrzebne prace badawczo-rozwojowe, lecz jedynie proste prace inżynieryjne. Przykładem może być projekt skoncentrowany na opracowaniu nowego produktu: betoniarki o grubości blachy 6mm (zakładamy, że na rynku standardowo spotyka się betoniarki wykonane z blachy o grubości 3mm). W rzeczywistości opracowanie betoniarki z grubszej blachy nie stanowi poważnego wyzwania badawczego czy technologicznego; dla stworzenia nowego produktu wystarczające będzie bowiem przeprowadzenie typowych prac inżynierskich w tym działań matematycznych (nie zaś prac o charakterze B+R odznaczających się m.in. niepewnością uzyskania zamierzonego rezultatu). Oczywiście można się dodatkowo zastanawiać czy taki produkt (odznaczający się wyłącznie zwiększeniem grubości blachy zastosowanej do jego wykonania) jest w ogóle produktem innowacyjnym.

Innym powodem, dla którego zaproponowanie koncepcji nowego produktu może nie być wystarczające dla dotowania projektu jest problem z wdrożeniem lub zapotrzebowaniem na rynku. Przykładowo celem projektu jest opracowanie i wdrożenie do sprzedaży płyty DVD o 50% cieńszej od standardowych płyt DVD oraz o pojemności 20GB (zamiast standardowej pojemności 4,7 GB). W sytuacji gdy na rynku istnieją pamięci przenośne, zaś segment płyt CD i DVD znajduje się w defensywie (o czym świadczą np. coraz bardziej popularne laptopy bez czytników CD/DVD a także dynamicznie rozwijające się rozwiązania chmurowe), należy się spodziewać, że projekt proponujący opracowanie zakładanego rozwiązania, mimo swojej innowacyjności, nie będzie mógł liczyć na dotację z przyczyn rynkowych.

Czasami można także spotkać sytuację, w której pomysłodawca na etapie sporządzania dokumentacji aplikacyjnej nie zdaje sobie sprawy, iż proponowany przez niego produkt już istnieje czy też jest znany. Potwierdza się to dopiero przy głębszej analizie rynku lub też podczas badania stanu techniki czy literatury naukowej. W takich sytuacjach kontynuowanie prac dotyczących projektu B+R na ogół bywa niezasadne.

A skąd wiemy, że proponowane rozwiązanie jest innowacyjne np. w skali rynku krajowego? W tym celu należy przeanalizować produkty / usługi proponowane przez podmioty konkurencyjne. Jeśli na rynku nie ma bezpośredniej konkurencji, należy skupić się na rozwiązaniach obecnych na rynku, które realizują podobne potrzeby. W dokumentacji aplikacyjnej porównanie do konkurencji prezentuje się w konkretnym ujęciu – należy szczegółowo przeanalizować cechy, funkcjonalności i parametry produktu czy procesu wraz ze wskazaniem przewag proponowanego innowacyjnego rozwiązania. Cechy, funkcjonalności i parametry muszą korespondować z problemem badawczym a także z kamieniami milowymi kończącymi etapy prac B+R.

Prace B+R

Zgodnie z art. 2 ustawy o zasadach finansowania nauki działalność badawczo-rozwojowa to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Należy zatem zauważyć, że do uznania danej działalności za działalność badawczo-rozwojową należy spełnić następujące przesłanki:

• charakter twórczy – czyli nie może odznaczać się charakterem rutynowym,
• badania naukowe lub prace rozwojowe – na potrzeby zdecydowanej większości projektów B+R utożsamiamy badania naukowe wyłącznie z badaniami przemysłowymi;
• działalność systematyczna – realizowana w sposób metodyczny (zaplanowany, uporządkowany),
• działalność prowadzona w celu zwiększenia zasobów wiedzy i ich wykorzystania do tworzenia nowych zastosowań – chodzi o nowatorski charakter prac B+R (nie mogą dotyczyć one np. inżynierii wstecznej). W tym aspekcie ważna jest także celowość (ukierunkowanie prac na zwiększenie zasobów wiedzy i wykorzystania w nowych zastosowaniach).

W projekcie B+R problem badawczy musi być rozwiązany w drodze realizacji prac B+R (odznaczających się ww. charakterem). Oznacza to, że realizacja prac niewpisujących się w ww. definicję może stanowić podstawę dla negatywnej oceny projektu lub znacznego ograniczenia jego zakresu, co z kolei wiązać się będzie z uszczupleniem budżetu przedsięwzięcia.

Należy także podkreślić, że prace B+R muszą być wykonane w oparciu o zasoby już posiadane przez firmę lub też celowo zapewnione na potrzeby projektu. Do zasobów zalicza się np. aparaturę badawczą jak mikroskop czy komora klimatyczna. Zdecydowana większość konkursów wyklucza możliwość nabycia aparatury badawczej. Istnieje jednak możliwość najmu lub amortyzacji urządzenia – w obu przypadkach koszty wykorzystania urządzeń ujmuje się w ramach projektu wyłącznie w czasie ich realnego wykorzystania.

Kadra B+R

Prace B+R muszą zostać zrealizowane przez personel badawczo-rozwojowy, który swoim doświadczeniem i wykształceniem da rękojmię poprawnego wykonania projektu (m.in. w oparciu o zaproponowaną w projekcie metodologię). Na szczególną uwagę zasługuje doświadczenie w realizacji prac B+R zbieżnych z tematyką projektu a także doświadczenie we wdrażaniu tego rodzaju prac B+R.

W większości projektów B+R istnieje możliwość korzystania z usług podwykonawców, którzy mogą przejąć część prac merytorycznych nad projektem. Zdarza się, że udział kosztowy podwykonawstwa jest ograniczony przez dokumentację konkursu (przykładem jest Ścieżka SMART). Nie jest możliwe realizowanie projektu B+R wyłącznie przy pomocy podwykonawcy.

Badanie stanu techniki

Na etapie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej należy przeprowadzić badanie stanu techniki dotyczące rozwiązania, jakie ma zostać opracowane w ramach projektu. Badanie stanu techniki pełni dwie funkcje: z jednej strony potwierdza zasadność przyjętego rozwiązania problemu badawczego oraz realizacji prac B+R w ramach projektu (innymi słowy – nie wyklucza zasadności realizacji projektu), z drugiej zaś – uprawdopodobnia okoliczność braku kolizji w zakresie praw własności intelektualnej.

Rynek

Kto będzie klientem rozwiązania opracowanego w ramach projektu B+R? Z jakiego powodu nowy produkt będzie się cieszył zainteresowaniem? Jaki będzie związek nowych cech / funkcjonalności nowego produktu z zaspokojeniem potrzeb użytkownika docelowego? Czy atrakcyjność produktu utrzyma się przez długi czas? Jaki jest poziom możliwych przychodów i kosztów związanych z wdrożeniem? Na te oraz wiele innych pytań należy odpowiedzieć na etapie konstruowania szczegółów rynkowych projektu. Dodatkowo należy przeanalizować sposób wdrożenia wyników do firmy (np. poprzez uruchomienie produkcji na bazie uzyskanych wyników prac B+R).

Podsumowanie

Sporządzając dokumentację aplikacyjną warto wstępnie przeanalizować szereg współgrających i sprzężonych ze sobą elementów projektu takich jak m.in. problem badawczy, prace B+R, cechy i funkcjonalności nowego rozwiązania produktowego lub procesowego wraz z wyraźnym podkreśleniem przewag konkurencyjnych. Dodatkowo na etapie wnioskowania należy zapewnić zespół odpowiedzialny za realizację projektu – odznaczający się konkretnym doświadczeniem i wykształceniem, zbieżnym z tematyką projektu.

Jeśli wstępna analiza projektu nie daje dużych szans na otrzymanie dofinansowania, należy rozważyć opcje zmiany koncepcji projektu lub też zrezygnować z procesu aplikowania.