Realizujesz projekt inwestycyjny (np. kredyt na innowacje technologiczne)? Unikaj tych błędów

Jeśli jesteś w trakcie realizacji projektu inwestycyjnego dofinansowanego ze środków UE m.in. w ramach takich poddziałań jak „kredyt na innowacje technologiczne” (3.2.2 POIR) czy „badania na rynek” (3.2.1 POIR), powinieneś pamiętać o unikaniu podstawowych błędów, które mogą utrudnić Ci realizację przedsięwzięcia.

1. Brak kontaktu z opiekunem z właściwej instytucji

Firma realizująca projekt kontaktuje się z instytucją (np. PARP) za pośrednictwem opiekuna, który jest odpowiedzialny m.in. za weryfikację składanych przez firmę wniosków o płatność i innych dokumentów a także bieżące administrowanie realizacją projektu. Opiekun jest też osobą pierwszego kontaktu w przypadku konieczności uzyskania interpretacji wytycznych lub wskazania prawidłowego toku postępowania w konkretnym przypadku. Brak kontaktu z opiekunem przed podjęciem ważnych dla projektu decyzji może narazić firmę na niedogodności związane z przedłużającymi się wyjaśnieniami lub na kary finansowe.

2. Nieterminowe składanie wniosków o płatność

Umowa o dofinansowanie precyzuje z jaką częstotliwością należy składać wnioski o płatność. Brak terminowego składania wniosków o płatność może skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie z winy beneficjenta (gdyż świadczy o nieprawidłowej realizacji projektu).

3. Niezgłaszanie zmian w projekcie

Beneficjent realizujący projekt nie ma dowolności w zakresie wprowadzania zmian w trakcie realizacji projektu. Nie może na przykład samodzielnie zmienić parametrów planowanych do nabycia maszyn czy urządzeń. Zakres zmian podlegających zgłoszeniu lub zgody właściwej instytucji jest uregulowany w umowie o dofinansowanie.

4. Błędy w zapytaniach ofertowych

Tego typu błędy są bardzo dotkliwe. Niemal wszystkie zakupy realizowane w ramach projektu muszą zostać dokonane w sformalizowany sposób – narzucony przez wytyczne (w zależności od wartości zamówienia należy je zrealizować z wolnej ręki, w ramach rozeznania rynku lub zgodnie z zasadą konkurencyjności). Zapytanie ofertowe musi być także zgodne z wnioskiem o dofinansowanie. Przykładowo, jeśli w ramach projektu objętego wnioskiem zaplanowano realizację robót budowlanych ukierunkowanych na budowę hali produkcyjnej o powierzchni 2 tys. m kw., nie będzie poprawne przeprowadzenie postępowania na mniejszy metraż hali (chyba, ze wcześniej zgłoszono odpowiednie zmiany i uzyskano zgodę instytucji). Zakupy realizowane w projekcie muszą być również przeprowadzone w sposób zgodny ze stosownymi wytycznymi, regulującymi m.in. zakres merytoryczny zapytania a także termin publikacji zapytania w bazie konkurencyjności.

5. Nieznajomość treści wniosku

Zdarza się, że osoby odpowiedzialne za realizację projektu nie znają dobrze treści wniosku o dofinansowanie. Powód? W powszechnym mniemaniu do zrealizowania projektu wystarczy skupienie się na harmonogramie rzeczowo-finansowym. W rzeczywistości treści wniosku bywają istotne, gdyż precyzują zobowiązania firmy w zakresach takich jak zasady horyzontalne, tj. zasada zrównoważonego rozwoju, zasada niedyskryminacji oraz równości płci. Zdarza się, że te ostatnie są powiązane ze wskaźnikami produktu. Czasami kwestie środowiskowe (dot. zasady zrównoważonego rozwoju) muszą także znaleźć odzwierciedlenie w zapytaniu ofertowym.

6. Błędne wydatkowanie środków z zaliczki

Firma ABC sp. z o.o. realizująca projekt w woj. małopolskim dofinansowany w 45% otrzymała zaliczkę 450 tys. zł na wykonanie jednego z zadań projektu, które polega na nabyciu obrabiarki CNC za kwotę netto 1 mln zł. Spółka popełniła jednak błąd. Zamiast przeznaczyć środki na projekt wydatkuje środki z konta zaliczkowego na wynagrodzenia pracowników. W efekcie konieczne jest zwrócenie zaliczki z odsetkami. W praktyce powtarzające się sytuacje tego typu mogą także skutkować wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie ze strony instytucji. Podobnym błędem jest finansowanie zakupów w 100% z konta zaliczkowego (tj. bez angażowania środków własnych). Przykładowo, ta sama firma ABC sp. z o.o. postanawia wykorzystać środki z zaliczki 450 tys. zł na zakup giętarki wycenianej na rynku na 400 tys. zł. Firma nabywa giętarkę za 400 tys. zł finansując zakup w całości (nie zaś w części 45%, tj. 180 tys. zł) z konta zaliczkowego.

7. Przekroczenie okresu kwalifikowalności projektu

Wydatki kwalifikowane są wyłącznie w okresie wskazanym we wniosku oraz w umowie. Na ogół okresy te mogą być zmieniane (w tym zakresie wymagana jest zgoda instytucji). Należy jednak pamiętać, aby zmiany okresów realizacji projektu zgłaszać z odpowiednim wyprzedzeniem, gdyż zaniedbanie tego elementu może skutkować przedwczesnym zakończeniem faktycznej realizacji projektu. To zaś może przekładać się wprost na niespełnienie wskaźników projektu (projektu czy rezultatu).

8. Nierzetelne monitorowanie wskaźników

Cele projektu są skwantyfikowane wskaźnikami rezultatu i produktu (czasami spotyka się także dodatkowe wskaźniki jak np. wskaźniki horyzontalne). Prawidłowe rozliczenie projektu jest uzależnione od realizacji wskaźników. Należy pamiętać, że muszą one zostać spełnione (czyli musi zostać osiągnięta / utrzymana wartość docelowa konkretnych wskaźników) także w okresie trwałości projektu (co znajduje odzwierciedlenie w sprawozdaniu z trwałości projektu).

9. Błędy w zarządzaniu kosztami projektu

Do typowych błędów w tym zakresie zalicza się np. przesunięcia między poszczególnymi kategoriami kosztów bez uzyskania zgody instytucji. Innym błędem jest np. zakup środków trwałych od podmiotu powiązanego czy też zakup używanych środków trwałych w sytuacji gdy w danym konkursie nie jest to możliwe.

10. Brak osoby odpowiedzialnej za rozliczanie projektu w firmie

Firmy, kierując się m.in. przesłankami oszczędnościowymi, unikają zaangażowania specjalistów ds. funduszy unijnych / rozliczeń do prac związanych z realizacją projektu. Takie przedsięwzięcia na ogół odznaczają się dużym bałaganem dokumentacyjnym. Nierzadko też generują problemy dla samych beneficjentów, którzy nie zajmują się projektem z należytą dbałością o szczegóły. Często firma zdaje sobie sprawę z powagi sytuacji dopiero przed kontrolą, kiedy często jest za późno na „prostowanie” niedociągnięć i nieścisłości.