10 błędów w projektach B+R

Realizujesz lub rozważasz realizację projektu badawczo-rozwojowego dofinansowanego z funduszy UE? Sprawdź czy Twoja firma nie popełniła któregoś z 10 błędów opisanych poniżej.

1. Ignorowanie aspektu płynności finansowej projektu

Mała firma planuje zrealizować projekt badawczo-rozwojowy (np. szybka ścieżka) o skali kosztów kwalifikowanych zbliżonych do kilkuletnich przychodów spółki? Na etapie aplikowania nikt nie zawraca sobie głowy zapewnieniem płynności, bo przecież „jakoś to będzie – najważniejsze, żeby projekt otrzymał dofinansowanie”. Niestety małe skupienie na kwestii zapewnienia płynności finansowej projektu (wkład własny oraz środki niezbędne do obsługi projektu w czasie między wpływem zaliczki / refundacji) czasem kończy się katastrofalnie: przedterminowym zakończeniem projektu połączonym ze zwrotem pomocy publicznej lub nawet upadłością firmy.

2. Zbyt optymistyczne podchodzenie do kosztów projektu

Praktyka projektowa wskazuje, że na etapie aplikowania firmy często bagatelizują kwestię kosztów, jakie trzeba będzie ponieść podczas projektu. Odbija się to później echem w kontekście płynności (o czym mowa wyżej) – np. firmy ponoszą wysokie wydatki na początku realizacji projektu, zapominając, że pierwsza refundacja lub zaliczka przyjdzie dopiero za kilka miesięcy od daty startu przedsięwzięcia. Zdarza się także, że niektóre koszty zaskakują wnioskodawców (np. usługa podwykonawcza kosztowała znacznie więcej niż planowana, gdyż niezbędne jest przeprowadzenie prac B+R, które nie zostały uwzględnione w pierwotnej wycenie).

3. Przystąpienie do prac nad projektem tylko dlatego, że może on być dotowany

Doświadczenie pokazuje, że największą jakością cechują się przedsięwzięcia B+R, które firma realizowałaby nawet wówczas, gdyby nie były one dotowane. Takie projekty często są przemyślane i optymalne w zakresie przewidzianych kosztów oraz celu i okresu realizacji. Jeśli planujesz uruchomienie danego projektu wyłącznie dlatego, że może on uzyskać dotację, zastanów się czy poprawnie alokujesz zasoby.

4. Brak zaangażowania ze strony firmy na etapie sporządzania dokumentacji aplikacyjnej

Zdarza się, że personel zatrudniony w firmie nie jest zainteresowany pracą nad projektem (bywa tak nawet wówczas, kiedy z ramienia firmy projektem zajmuje się wyznaczona osoba – pracownik lub nawet prezes zarządu).  Zaangażowanie ze strony klienta jest ważne, gdyż to klient będzie podmiotem realizującym projekt. Warto więc, aby treści zawarte w dokumentacji zgadzały się np. z planami rozwojowymi firmy, jej potencjałem ekonomicznym a także zakładanymi finansami. Również efekt realizacji prac B+R powinien być zbieżny z oczekiwaniami klienta. Warto pamiętać, że podpisanie umowy dot. dofinansowania projektu jest dopiero początkiem przygody, której koniec wyznacza dopiero wniosek o płatność końcową.

5. Brak zaplecza i personelu badawczego oraz doświadczenia firmy / wspólników

Firmy bez historii w pracach B+R, bez zaplecza technicznego i personalnego w zakresie prac badawczo-rozwojowych mają mniejsze szanse na otrzymanie dotacji. Na etapie sporządzania dokumentacji (lub najlepiej przed) warto zadbać o kluczowy personel, który zostanie zaangażowany w realizację projektu. Kluczowy personel powinien posiadać doświadczenie i wykształcenie zbieżne z realizacją projektu. Szczególnie ważne jest praktyczne doświadczenie we wdrażaniu prac B+R w zakresie podobnym do zaproponowanej w projekcie tematyki badawczej.

6. Planowany do opracowania innowacyjny produkt / usługa nie odróżniają się w sposób istotny od rozwiązań konkurencyjnych

Nowy produkt/proces/technologia powinien mieć jasno sprecyzowane, konkretne parametry, cechy, funkcjonalności, których nie ma w innych rozwiązaniach lub które stanowią ulepszenie obecnych rozwiązań. Owe parametry, cechy, funkcjonalności nie mogą wynikać z powierzchownych zmian (np. zmiana koloru puszki na farbę).

7. Przystąpienie do prac nad dokumentacją aplikacyjną bez uprzedniej analizy stanu techniki

Kluczową kwestią dla projektu B+R jest ustalenie, czy rozwiązanie (np. produkt lub usługa), jakie ma powstać w ramach projektu jest już znane w zakresie stanu techniki. Jeżeli dane rozwiązanie jest już znane (chociażby w Chinach lub Nowej Zelandii), realizacja projektu jest bezprzedmiotowa – nie ma bowiem sensu rozwiązywać problemu badawczego, który nie prowadzi do nowatorskiego rozwiązania.

8. Brak długoterminowej strategii firmy w zakresie rozwoju opartego o środki unijne

Niewiele firm może pochwalić się jasno zdefiniowaną strategią rozwoju przedsiębiorstwa przy wsparciu funduszy unijnych. Opracowana strategia oznacza, że firma odpowiednio wcześnie opracowuje paletę rozwiązań, jakie mogą zostać wykorzystane w programach UE, a następnie wykorzystuje te rozwiązania w zaplanowanych wcześniej rodzajach konkursów. Brak strategii oznacza, że pomysły przedstawiane w projektach powstają ad hoc dopiero w momencie sporządzania dokumentacji aplikacyjnej (stąd też relatywnie niewielka ilość projektów pozytywnie ocenionych w poszczególnych naborach).

9. Sporządzanie dokumentacji aplikacyjnej w pośpiechu

Czy koncepcja projektu powstaje na tydzień przed terminem składania dokumentacji aplikacyjnej? Projekt B+R to nie tylko opis końcowego produktu. To również szczegółowe wskazanie problemu badawczego, jaki zostanie rozwiązany w projekcie, a także zaplanowanie ścieżki przejścia: od koncepcji do działającego prototypu, a także opracowanie optymalnego, dopasowanego do zaplanowanych prac B+R, budżetu. Rzetelne przygotowanie projektu B+R, który ma szansę na sprawne rozliczenie, musi zająć min. 1,5-2 mies.

10.  Brak należytej uwagi w zakresie wskaźników projektu

Każdy projekt jest definiowany mierzalnymi wskaźnikami – głównie wskaźnikami produktu oraz projektu. Co do zasady wszystkie wskaźniki wskazane we wniosku o dofinansowanie muszą zostać zrealizowane w trakcie realizacji projektu lub w określonym czasie po zakończeniu jego realizacji – zgodnie z założeniami przyjętymi w dokumentacji aplikacyjnej. W tej drugiej kategorii mieści się wskaźnik, o którym czasami zapominają przedsiębiorcy – wskaźnik dot. przychodów ze sprzedaży nowego produktu / usługi. Jego niespełnienie może się wiązać z koniecznością zwrotu dotacji w wysokości proporcjonalnej do nieosiągnięcia jego wartości docelowej zadeklarowanej we wniosku. Z tego względu na etapie sporządzenia dokumentacji należy zadbać o wskazanie przemyślanej wartości.

Podsumowanie

Wskazane powyżej błędy są najczęściej spotykanymi problemami – często początkowo nieuświadomionymi przez przedsiębiorców. Naszym zdaniem nie warto przekładać na projekt UE koncepcji, która nie została gruntownie przemyślana (w kontekście badawczym czy rynkowym) lub koncepcji, która nie wnosi żadnych istotnych rozwiązań innowacyjnych. Przed przystąpieniem do aplikowania / na etapie aplikowania o środki unijne warto zadbać o rzetelne źródła finansowania projektów, które zabezpieczą firmę przed opóźnieniami w realizacji płatności przez instytucję. Kadra pracownicza / zarządzająca powinna być zorganizowana w sposób, który ułatwi sprawne sporządzenie oraz zrealizowanie projektu. Nad pomysłem dotyczącym projektu należy rozpocząć prace wcześniej niż kilka tygodni przed zakończeniem naboru w danym konkursie.