„Szybka Ścieżka” okiem praktyka: jakie wydatki można sfinansować w projekcie?
„Szybka ścieżka” (1.1.1 POIR) pozwala przedsiębiorcom na dofinansowanie kosztów bezpośrednich w postaci badań przemysłowych i prac rozwojowych na maksymalnym poziomie: odpowiednio 80 proc. i 60 proc. Ważnym atutem konkursu (w przeciwieństwie do wielu programów regionalnych o zbliżonym charakterze) jest możliwość dodatkowego ujęcia w projekcie kosztów przedwdrożeniowych a także kosztów pośrednich (np. obsługi księgowej projektu, wynagrodzenia osób zarządzających projektem).
Dobra orientacja w zakresie podziału kosztów projektów pozwoli na efektywne stworzenie budżetu projektu. Pozwoli także uniknąć kłopotliwych i czasochłonnych zmian w budżecie na etapie realizacji projektu.
Koszty przewidziane w konkursie dzielą się na dwie główne kategorie:
- koszty bezpośrednie
- koszty pośrednie
Koszty mogą być ponoszone w związku z realizacją badań przemysłowych i prac rozwojowych, jak również w związku z pracami przedwdrożeniowymi. Poniżej skupiono się wyłącznie na wydatkach typowych dla rzeczonego konkursu, tj. wydatach na prace B+R.
Koszty bezpośrednie projektu
Koszty bezpośrednie to wydatki, które są bezpośrednio powiązane z realizacją badań przemysłowych oraz prac rozwojowych. Należą do nich przede wszystkim:
| wynagrodzenia wraz z kosztami pozapłacowymi (ZUS) | Kosztem kwalifikowanym są wynagrodzenia kadry badawczej, tj. bez kadry kierowniczej i zarządzającej. Oznacza to, że np. wynagrodzenie kierownika prac B+R, koordynującego pracę zespołu badawczego nie jest kosztem bezpośrednim w projekcie (może stanowić natomiast koszt pośredni). |
| koszty aparatury naukowo-badawczej i wartości niematerialnych i prawnych | W tej grupie znajduje się przede wszystkim amortyzacja aparatury badawczej (sam koszt zakupu środka trwałego, amortyzowanego w projekcie, jest kosztem niekwalifikowanym) – w zakresie, w jakim aparatura będzie wykorzystywana w ramach projektu (najczęściej w 100%). Warto podkreślić, iż sprawdzeniu ze strony urzędu podlega wysokość wartości początkowej środka trwałego, od której liczona jest amortyzacja – odpisy amortyzacyjne można odliczyć tylko wówczas, gdy środek trwały został nabyty po cenie rynkowej. Zakup środków trwałych amortyzowanych w projekcie nie wymaga przeprowadzenia zapytań ofertowych. |
| koszty budynków i gruntów | W tej kategorii należy wyróżnić: raty dzierżawne dot. budynku / gruntu (bez części odsetkowej), opłaty za użytkowanie wieczyste (bez odsetek), amortyzację budynków (w zakresie, w jakim budynki są wykorzystywane do prac B+R). |
| inne koszty operacyjne | koszty materiałów (np. surowców), elementy służące do budowy i na stałe zainstalowane w prototypie, instalacji pilotażowej lub demonstracyjnej, koszty utrzymania linii technologicznych, koszty promocji projektu, koszty audytu projektu. |
| koszty podwykonawstwa (maksymalnie 60% kosztów kwalifikowanych projektu) | przez podwykonawstwo należy rozumieć: zlecenie podmiotowi zewnętrznemu części prac B+R koszty zasobów podmiotu trzeciego – np. aparatury niezbędnej do wykonania określonych badań. Za podwykonawstwo uznaje się także zatrudnienie na podstawie umowy o dzieło. |
Koszty pośrednie projektu
W ramach „Szybkiej Ścieżki” można rozliczyć także koszty pośrednie, tj. nie dotyczące bezpośrednio realizacji przedsięwzięcia badawczo-rozwojowego, ale ponoszone w związku z projektem. Przykładem takich kosztów są np. koszty promocji projektu, koszty energii elektrycznej, koszty obsługi księgowej / doradczej projektu. Do kosztów pośrednich zalicza się także wynagrodzenia osób zarządzających projektem. Koszty pośrednie są wypłacane w formie ryczałtowej, stanowiąc 25 proc. kosztów bezpośrednich projektu pomniejszonych o koszty podwykonawstwa.
Przykład
Prześledźmy koszty pośrednie na konkretnym przykładzie. Załóżmy, że projekt trwa 12 mies. (1-8 mies. badania przemysłowe: dofinansowane bezpośrednio na poziomie 80%; 9-12 mies.: prace rozwojowe – dofinansowane bezpośrednio na poziomie 60%). W 10, 11 i 12 mies., tj. w trakcie prac rozwojowych, przewidziano prace podwykonawcze.
W budżecie projektu zaplanowano pozycje:
(1) wynagrodzenia – 200 tys. zł / mies. (2 400 tys. zł w trakcie projektu),
(2) podwykonawstwo 200 tys. zł/ mies. w okresie 10-12 mies. (razem 600 tys. zł)
W projekcie możemy założyć maksymalne koszty pośrednie w wysokości 25 proc. kosztów bezpośrednich (wynagrodzeń + podwykonawstwo) pomniejszonych o podwykonawstwo. Oznacza to zatem, że od 1 do 12 mies. koszty pośrednie są stałe i wynoszą 50 tys. zł/mies (600 tys. zł w trakcie trwania projektu). Poziom dotacji dla kosztów pośrednich jest uzależniony od rodzaju kosztów, od których są obliczane (w przypadku prac rozwojowych dofinansowanych na poziomie 60%, koszty pośrednie podlegają dofinansowaniu w takiej samej wysokości).
Finalnie budżet omawianego projektu wygląda następująco:
Warto zauważyć, że koszty pośrednie (ryczałt) oraz wypłacana od nich dotacja wpływają korzystanie na atrakcyjność projektu. W podanym wyżej przykładzie łączne koszty kwalifikowane projektu to 3 600 tys.zł, dofinansowanie – 2 560 tys. zł. Efektywna stopa dofinansowania projektu to 71,1%. Gdyby przedsiębiorca nie umieścił kosztów pośrednich w projekcie (przy założeniu, że i tak musiałby je ponieść z własnej kieszeni) efektywna stopa dotacji obniżyłaby się do 58,9%.